Индустрия мероприятий и конференций сильно пострадала от пандемии COVID-19, при этом большое количество личных мероприятий было отменено в течение нескольких месяцев. Будущее мероприятий кажется неясным, но в результате перехода на удаленную работу и виртуальные встречи на высшем уровне появилась возможность: деловые и профессиональные мероприятия в Интернете увеличились на 1100% в апреле 2020 года по сравнению с апрелем 2019 года, по данным Eventbrite . Индустрия быстро адаптировалась к проведению виртуальных саммитов, и определенно есть большой аппетит к этому, но как провести успешный виртуальный саммит? Мы разберем, что можно и чего нельзя делать в онлайн-мероприятиях, и поделимся несколькими советами и передовыми методами.

Сделайте : разнообразьте своих спикеров и участников дискуссии
Если вы когда-либо посещали крупное мероприятие, вы могли заметить, что панели спикеров не очень разнообразны. Фактически, с 2019 по 2020 год разнообразие панелей динамиков вообще не улучшилось . Одним из преимуществ виртуальных саммитов является то, что вы больше не ограничены путевыми расходами, конфликтами в расписании и другими неудобствами, которые могут помешать выступающему посетить ваш виртуальный саммит. Пригласите разнообразный список спикеров со всего мира для участия и выступления на вашем виртуальном саммите. Это привлечет более широкую аудиторию и принесет новые идеи, к которым вы, возможно, не имели доступа раньше. Беспокоитесь о языковом барьере? Рассмотрите возможность включения скрытых субтитров или предоставления переведенных стенограмм мероприятия после.

Не надо : пытайтесь провести шоу самостоятельно 
Ваша задача как докладчика - делиться знаниями и взаимодействовать с аудиторией. На личных мероприятиях обычно есть технические специалисты, которые решают такие мелкие детали, как микрофоны. Во время презентации на виртуальном саммите из дома вы можете почувствовать себя обремененным управлять всем самостоятельно - делиться своим экраном, работать со слайдами, настраивать микрофон и т. Д. Однако, независимо от того, проводите ли вы крупную онлайн-конференцию или небольшой веб-семинар, у вас всегда должен быть дополнительный человек для технической поддержки и поддержки клиентов, такой как прием посетителей, управление чатом и модерация вопросов и ответов . Это критически важно для эффективности вашего виртуального саммита, так как докладчики могут сосредоточиться на разговоре, а сотрудник службы поддержки может обслуживать посетителей.

Совет профессионала : поделитесь своей деятельностью в опросе везде со своей командой до выступления, чтобы ваш товарищ по команде мог модерировать ответы за вас .

Нужно : использовать социальные сети для поощрения нетворкинга 
Одно из главных преимуществ посещения конференций и саммитов - возможность нетворкинга. Все лидеры мнений в вашей отрасли в одном месте? Нет лучшего места для встречи с новыми лидерами, наставниками и коллегами, чем конференция. Обратной стороной виртуальных встреч на высшем уровне является то, что сетевые возможности теперь ограничены чатами и комнатами для обсуждения. Сетевое взаимодействие на полностью удаленном мероприятии не должно быть сложным, и как организатор мероприятия вы можете воссоздать продуктивную сетевую среду через социальные сети. Вот несколько способов разрешить вашим участникам общаться:

Создайте специальный хэштег для своего мероприятия в Twitter.
Создайте список адресов электронной почты или цепочку, чтобы участники могли связываться друг с другом
Создать форум
Используйте LinkedIn или Facebook, чтобы создать специальную страницу мероприятия
Эти платформы связывают ваших посетителей друг с другом и упрощают для них обмен информацией, частные беседы и встречи с другими профессионалами отрасли.

Не делайте этого : сделайте это односторонним разговором. 
Ошибка, которую совершает большинство виртуальных докладчиков, превращает свою презентацию в одностороннюю лекцию. 65% вашей удаленной аудитории многозадачны , и если вы не вовлекаете их в интерактивные занятия, велика вероятность, что они вас не слушают. Не теряйте внимание аудитории - задайте им забавный ледокол или задавайте вопросы и комментарии в перерывах между презентациями, чтобы они всегда присутствовали. Чтобы узнать больше о том, как быть привлекательным докладчиком, ознакомьтесь с этими рабочими советами по виртуальным презентациям .

Делайте : используйте комнаты для обсуждения 
Еще один аспект личных встреч на высшем уровне, который теряется в виртуальном саммите, - это индивидуальные кабинки. Хотя, скорее всего, не упустите сотни бесплатных ручек и наклеек, но ценная возможность напрямую продавать товары представителям отрасли определенно упускается. Дайте участникам возможность общаться лицом к лицу и продвигать свои организации с помощью комнат для обсуждения. Рассмотрение предложения компаниям возможности покупать «комнатное» пространство для размещения собственных комнат для переговоров. После этого участники могут выйти из каждой комнаты обсуждения, встретиться с представителями организаций и задать вопросы.

Не забывайте: забывайте собирать отзывы и следить 
Очень важно как для личных конференций, так и для виртуальных мероприятий, вы должны связаться со своими участниками, отправив опрос после мероприятия. Опросы отлично подходят для сбора анонимных отзывов от ваших участников. Какой докладчик больше всего понравился участникам? Какие темы они хотели бы видеть в будущем? Что можно было исполнить лучше? Сделайте свое следующее виртуальное мероприятие более качественным, если у вас будут честные отзывы от аудитории.

Будущее организации мероприятий стремительно меняется, но мы надеемся, что эти советы и рекомендации помогут вам лучше спланировать свой следующий виртуальный саммит. Чтобы получить больше советов по удаленному проведению мероприятий, ознакомьтесь с этими 5 советами, чтобы повысить вовлеченность посетителей . Вы проводите крупное мероприятие и вам нужны дополнительные функции? Свяжитесь с нашим отделом продаж сегодня, чтобы начать создавать интересный опыт для ваших посетителей.