Общекорпоративные встречи или городские ратуши становятся виртуальными - все больше компаний предлагают гибкие возможности работы на дому или открывают дополнительные офисы, чтобы разместить растущую рабочую силу. Поэтому ратуши лучше делать виртуально. Однако виртуальные ратуши - это технологический оркестр, которым сложно управлять. Эти собрания часто проходят сверхурочно из-за проблем с демонстрацией экрана, допуском людей на собрание и другими техническими проблемами. Эти технические проблемы могут отвлекать аудиторию, что мешает взаимодействию во время встречи.

Поэтому, чтобы сэкономить время и снизить утомляемость Zoom , вот несколько советов и приемов для размещения эффективной виртуальной ратуши:

1. Составьте повестку дня с учетом времени 
Встреча без повестки дня - это просто тусовка. Естественно, мы можем отойти от основной темы встречи или завязать разговор о текущих событиях. Избегайте этого, создав временную повестку дня перед виртуальной ратушей. Повестка дня может быть такой же простой, как тема для обсуждения, или сложной, как расписание с выделенным временем для выступления каждого отдела. Наличие установленной повестки дня дает вашим докладчикам представление о том, что нужно подготовить заранее, что предотвращает превышение времени встречи. Кроме того, повестка дня позволяет вашим сотрудникам знать, чего ожидать в виртуальной ратуше, что позволяет им задавать вопросы заранее или сохранять несвязанные вопросы на другое время. С повесткой дня вы захотите сэкономить время в конце для общих объявлений и вопросов. Чтобы сэкономить еще больше времени,

2. Найдите модератора и поделитесь колодами
Во время личного собрания при смене докладчиков легко отключить один ноутбук и переключиться на другой. Однако совместное использование экрана во время виртуальной ратуши беспорядочно и отвлекает. Вы должны убедиться, что у каждого докладчика есть разрешение на совместное использование экрана, каждому докладчику нужно время, чтобы настроить свои слайды, прежде чем они выступят, и аудитория должна сидеть в тишине, пока разыгрывается вся сцена. Это неудобно и требует много времени. Чтобы избежать этого фиаско, попросите всех докладчиков объединить свои слайды в одну большую колоду, а один человек будет модерировать презентацию. Модератор показывает их экран и переключает слайды для каждого докладчика.

Модератор - самый важный человек в организации эффективной виртуальной ратуши. Ваш модератор должен отвечать за следующие задачи:

Допуск участников к видеовстрече
Совместное использование экрана и переключение слайдов
Держите докладчиков в курсе
Модерирование вопросов и ответов
3. Оставьте вопросы на потом. 
На встрече размером с ратушу многие зрители захотят задать вопросы. Вопросы аудитории хороши, потому что они могут вызвать важные разговоры и показать, что ваша аудитория внимательна и интересна. Однако останавливаться каждые 5 минут, чтобы ответить на вопросы, очень неэффективно и отвлекает. Используется закрепленные действия, чтобы участники аудитории могли задавать вопросы во время презентации, не прерывая активных действий. Прикрепленные действия позволяют докладчикам иметь активный вопрос в фоновом режиме, пока отображаются другие действия. Члены аудитории могут задавать вопросы по мере их поступления, а модератор может адресовать их ближе к концу вашей виртуальной ратуши.

4. Нет времени? Асинхронный сбор отзывов 
По мере того как ваша компания переходит на этот новый формат ратуши, важно собирать отзывы от ваших сотрудников. Чтобы сэкономить время и избежать неловких длинных пауз, соберите большую часть отзывов своей виртуальной ратуши асинхронно с помощью опроса . Опросы отлично подходят для рассылки пост-мэрии, чтобы спросить вашу аудиторию, что им понравилось в новом формате, что можно улучшить и что они хотели бы видеть дальше. Отправьте свой опрос в конце вашей виртуальной ратуши, чтобы ваши сотрудники могли ответить в свободное время. Это дает им больше времени, чтобы подумать и поделиться ценными отзывами, вместо того, чтобы спешить делать это во время реальной ратуши.

Для дальнейшего чтения: регистрация с удаленными сотрудниками с помощью этих опросов пульса сотрудников 

5. Делитесь всем после 
Один из лучших способов сэкономить время - отправить все представленные материалы после встречи. Вместо того, чтобы тратить время на просмотр материалов или задавать уточняющие вопросы, скажите своей команде, что вы отправите презентацию и запись после встречи. Вы также можете отправлять результаты всех своих действий «Опрос везде» с помощью функции « Поделиться ответами» , новой функции, которая позволяет отправлять по электронной почте загружаемый снимок экрана с результатами вашей активности любому получателю. Ключевые заинтересованные стороны, лица, принимающие решения, или все, кто пропустил виртуальную ратушу, могут просмотреть результаты деятельности.

Каждое крупное изменение в компании сопровождается множеством проб и ошибок. Мы надеемся, что эти советы и рекомендации помогут вам создать стиль виртуальной ратуши, который лучше всего подходит вашей организации. Чтобы помочь вам еще больше, мы создали несколько мероприятий, которые мы рекомендуем для размещения привлекательной виртуальной ратуши. Вот ваш пакет мероприятий в виртуальной ратуше: